Keuntungan Menggunakan Jasa Document Imaging Di RDS

Document imaging merupakan suatu layanan untuk melakukan konversi dokumen dari bentuk hardcopy menjadi softcopy, konversi tersebut penting untuk dilakukan mengingat pengelolaan sistem manajemen sebuah perusahaan dikerjakan oleh banyak orang dibeberapa bagian manajemen kantor. Setiap divisi yang ada pada sebuah perusahaan, pastilah membutuhkan dokumen yang berupa database atau yang tersimpan di dalam komputer untuk menunjang tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. 

Apalagi saat ini sistem manajemen kerja di berbagai perusahaan besar sudah menggunakan proses pengerjaan berbasis pemanfaatan teknologi digital dan internet. Yang mana sistem manajemen kerja seperti itu akan dapat diakses dengan mudah oleh setiap divisi, sehingga adanya jasa document imaging akan membantu proses konversi dokumen tersebut. 

Salah satu perusahaan yang menyediakan layanan konversi document imaging adalah Recyom Document Solusi ( RDS ), RDS akan memberikan beberapa keuntungan bagi sebuah perusahaan yang memilih layanannya termasuk layanan pada jasa document imaging ini. Yang mana keuntungan – keuntungan yang dapat diperoleh di antaranya adalah : 

1.  Dengan sistem dokumentasi file digital, proses pencarian dokumen di kemudian hari akan menjadi lebih cepat dan mudah. Sistem pencarian dan indeksasi dari software komputer yang didasarkan pada pencarian kata kunci tertentu atau isi dokumen, akan sangat mempercepat proses pencarian untuk menemukan data. 

2.  Dokumen dalam bentuk database atau digital akan lebih mudah dan cepat untuk di distribusikan pada pihak yang memerlukan file tersebut, karena tidak diperlukan proses fotocopy dan jasa kurir untuk mengirimkan atau mendistribusikannya. Hanya dengan alamat email dan teknologi data sharing lainnya, maka data atau file tersebut akan dapat diterima oleh pihak yang memerlukan dokumen dengan waktu yang relative cepat. 

3.  Akses data dapat disimpan secara teratur dan dapat diolah sesuai dengan level atau tingkatan divisi pada setiap perusahaan, seperti file A hanya boleh dilihat dan dibaca oleh level staff tertentu dan seterusnya. Hal tersebut dapat menjaga kerahasiaan dari masing-masing file. 

4.  Keuntungan data digital adalah dapat diakses oleh beberapa orang sekaligus, hal semacam ini akan sangat memudahkan untuk masing-masing pekerja yang memerlukan data yang sama untuk menyelesaikan tugasnya. 

5.  Menjaga keamana data, dimana data digital dapat diberikan proteksi password, sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat membuka file data digital.